Työvuorot ja henkilöstömitoitus päiväkodissa
Työvuorolista näyttää valmiilta, kunnes tiistaiaamuna kaksi työntekijää on sairaana ja yksi perhe tuo lapsen tuntia aiemmin kuin oli ilmoittanut.
Päiväkodissa vuorosuunnittelu on jatkuvaa sovittamista kahden muuttuvan asian välillä: keitä lapsia on paikalla ja ketkä henkilökunnasta ovat töissä.
Henkilöstömitoitus sitoo nämä yhteen. Varhaiskasvatusasetuksen mukaan tarvittavan henkilökunnan määrä riippuu lasten iästä ja siitä, kuinka monta tuntia päivässä lapsi on varhaiskasvatuksessa. Sama ryhmä voi siis tarvita eri määrän henkilökuntaa aamulla, keskipäivällä ja iltapäivällä. Siksi mitoitus kannattaa nähdä etukäteen.
Kolme kysymystä vuorosuunnittelulle
- Riittääkö henkilökunta ensi viikolla? Tähän tarvitset tiedon siitä, milloin lapset ovat tulossa. Siksi etukäteen ilmoitetut hoitoajat ovat vuorosuunnittelun lähtötieto.
- Riittääkö henkilökunta juuri nyt? Suunnitelma muuttuu, kun joku sairastuu tai lapsi tulee aiemmin. Silloin tarvitaan ajantasainen tieto läsnäoloista.
- Paljonko töitä oikeasti tehtiin? Kuun lopussa työajat pitää saada palkanlaskentaan ilman lappujen keräämistä.
Näin VakaCloud auttaa
Etukäteen. Huoltajat ilmoittavat hoitoajat sovelluksessa, ja VakaCloud näyttää jo etukäteen, täyttyykö henkilöstömitoitus. Työvuorosuunnittelu on samassa järjestelmässä kuin hoitoajat ja mitoitus.
Reaaliajassa. Lasten ja henkilökunnan saapuminen ja lähtö kuitataan Täppi-tunnisteilla, ja paikallaolijat päivittyvät reaaliajassa. Lukijana toimii Android-puhelin, jossa on NFC-ominaisuus. Mitoitus perustuu läsnä oleviin lapsiin ja henkilökuntaan, ja näet tilanteen yhdellä silmäyksellä.
Lue lisää: Päiväkodin läsnäoloseuranta
Jälkikäteen. VakaCloud HR:n kellokortti kirjaa henkilökunnan työajat, ja ne voi viedä palkanlaskentaan. Hoitoaikojen toteumaraportista on apua resursoinnissa, kun suunnittelet seuraavia viikkoja.
Henkilöstön työajat, vuorot ja mitoitus ovat siis yhdessä paikassa.
Kun joku sairastuu aamulla
Aamun sairastumisilmoitus on tuttu jokaiselle johtajalle. Koska hoitoajat on ilmoitettu etukäteen, mitoitus on huomioitu jo vuoroja suunniteltaessa. Tiedät, montako lasta on tulossa ja mihin aikaan. Sijaisen tarvetta ei siis tarvitse arvata, vaan päätöksen voi tehdä tiedon perusteella.
Vinkit vuorosuunnitteluun
Nämä pätevät, käytitte mitä järjestelmää tahansa:
- Pyydä hoitoajat ajoissa. Mitä aiemmin tiedät, milloin lapset tulevat, sitä vähemmän vuoroja tarvitsee muuttaa jälkikäteen.
- Katso koko päivä, ei vain keskipäivää. Tarkista mitoitus myös aamun ja iltapäivän tunneilta, kun lapsia vasta saapuu tai on vielä hakematta.
- Varaudu sairauspoissaoloihin. Sopikaa etukäteen, kuka siirtyy ryhmästä toiseen ja keneltä sijaisuutta kysytään ensimmäisenä.
- Vertaa suunniteltua ja toteutunutta. Jos sama vuoro venyy viikosta toiseen, suunnitelma ei vastaa arkea.
- Kirjatkaa työajat samana päivänä. Jälkikäteen muistinvaraisesti kootut tunnit menevät helposti väärin.
Varhaiskasvatuksen arjesta lähtien
Meillä yhdistyvät teknologiaosaaminen IT-alalta ja käytännön ymmärrys varhaiskasvatuksen arjesta. Tiimissämme on myös varhaiskasvatuksen asiantuntija ja pedagoginen neuvonantaja. Tavoitteemme on, että johtajalle jää vähemmän listoja ja enemmän aikaa lapsille ja henkilökunnalle. Tutustu tiimiin
Usein kysyttyä
Miten henkilöstömitoitus toimii?
VakaCloud näyttää läsnä olevien lasten ja henkilökunnan perusteella reaaliajassa ja etukäteen, täyttyykö henkilöstömitoitus.
Kuuluvatko työvuorosuunnittelu ja kellokortti hintaan?
Kyllä. Työvuorosuunnittelu sekä VakaCloud HR:n kellokortti ja työaikojen vienti palkanlaskentaan sisältyvät kaikkiin paketteihin. Katso hinnasto
Kuitataanko henkilökunta samalla tavalla kuin lapset?
Kyllä. Henkilökunnan saapuminen ja lähtö kuitataan Täppi-tunnisteilla.
Voiko työajat siirtää palkanlaskentaan?
Kyllä. VakaCloud HR:n kellokortista työajat voi viedä palkanlaskentaan.
Kauanko käyttöönotto kestää?
Ohjattu aloitus neuvoo vaihe vaiheelta. Henkilökunta, ryhmät ja lapset ovat järjestelmässä noin tunnissa, ja käyttöön pääsee samana päivänä.
Katso mitoitus käytännössä
Näytämme mielellämme 15 minuutissa, miten vuorot, läsnäolot ja mitoitus toimivat yhdessä.