Hoitoaikavaraus ja päiväkodin laskutus
Kuun viimeinen viikko on monessa yksityisessä päiväkodissa laskujen viikko. Hoitoaikavarauksia verrataan läsnäololistoihin, ja palvelusetelit ja Kelan tuet tarkistetaan. Samalla toivotaan, ettei kukaan soita kysymään, miksi lasku on eri suuruinen kuin viime kuussa.
Suuri osa tästä työstä johtuu siitä, että sama tieto on kolmessa paikassa: varaukset yhdessä, toteumat toisessa ja laskut kolmannessa. Kun ne ovat samassa järjestelmässä, laskun pohjana on se, mitä oikeasti tapahtui.
Hoitoaikavaraus huoltajasovelluksessa
Huoltajat ilmoittavat lapsen hoitoajat sovelluksessa. Huoltajasovellus on maksuton, ja se näkyy huoltajan omalla kielellä: suomeksi, ruotsiksi, englanniksi tai puolaksi. Myös poissaoloista ilmoitetaan sovelluksessa.
Päiväkodille hoitoajat ovat suunnittelun pohja. Samassa järjestelmässä näet myös etukäteen, täyttyykö henkilöstömitoitus, ja teet työvuorosuunnittelun.
Lue lisää: Työvuorot ja henkilöstömitoitus päiväkodissa
Toteutuneista tunneista laskulle
Lapsen saapuminen ja lähtö kuitataan Täppi-tunnisteella, jonka lukijana toimii Android-puhelin, jossa on NFC-ominaisuus. Toteutuneet tunnit siirtyvät suoraan laskutukseen, ja laskut muodostuvat automaattisesti. Hoitoaikojen toteumaraportista on apua myös resursoinnissa.
Lue lisää: Päiväkodin läsnäoloseuranta
Palveluseteli ja Kelan yksityisen hoidon tuki
VakaCloudin laskutus tukee sekä kunnan palveluseteliä että Kelan yksityisen hoidon tukea. Palvelusetelin osuuden maksaa kunta ja yksityisen hoidon tuen Kela. Perheen laskulle jää vain perheen oma osuus.
Lyhyesti näiden ero:
- Palveluseteli: kunta maksaa palvelusetelin arvon päiväkodille. Perhe maksaa omavastuuosuuden.
- Yksityisen hoidon tuki: Kela maksaa tuen suoraan päiväkodille. Perhe maksaa hoitomaksun ja tuen erotuksen.
Maksaminen verkossa
Huoltajat maksavat laskut verkossa sovelluksen kautta, myös kortilla. Lasku ja maksaminen ovat samassa sovelluksessa kuin hoitoajat ja viestit.
Mitä perhe näkee
Huoltajalle kaikki on yhdessä paikassa: hoitoajat ilmoitetaan sovelluksessa, poissaolot ilmoitetaan sovelluksessa, ja lasku maksetaan sovelluksessa. Kun perheen laskulle jää vain perheen oma osuus, laskua on helpompi lukea. Selkeä lasku tarkoittaa myös vähemmän kysymyksiä päiväkodille.
Laskut kirjanpitoon
Laskut voi viedä verkkolaskuina (Finvoice tai Peppol) tai tiedostona, jonka voi tuoda kirjanpito-ohjelmaan tai toimittaa tilitoimistolle. Sovi tilitoimiston kanssa etukäteen, kumpi tapa heille sopii.
Muistilista ennen kuin vaihdatte laskutustapaa
Nämä kannattaa käydä läpi, käytitte mitä järjestelmää tahansa:
- Tarkista jokaisen lapsen tiedot. Päivitä hoitoaika ja rahoitus (palveluseteli tai Kelan tuki) ennen ensimmäistä laskua.
- Kerro varausten määräaika. Perheiden pitää tietää, mihin mennessä hoitoajat ilmoitetaan.
- Sopikaa kuittauskäytäntö. Laskun oikeellisuus riippuu siitä, että saapuminen ja lähtö kuitataan joka kerta.
- Käy ensimmäiset laskut läpi huolella. Vertaa niitä edellisen kuun laskuihin ennen lähettämistä.
- Ota tilitoimisto mukaan. Kerro, missä muodossa laskutiedot jatkossa tulevat.
Arjen tuntemuksella tehty
Meillä yhdistyvät teknologiaosaaminen IT-alalta ja käytännön ymmärrys varhaiskasvatuksen arjesta. Tavoitteemme on, että hoitoajat, viestit ja laskut hoituvat sovelluksessa ilman paperilappuja. Tutustu tiimiin
Usein kysyttyä
Maksavatko huoltajat sovelluksesta?
Ei. Huoltajasovellus on huoltajille maksuton.
Kuuluuko laskutus kaikkiin paketteihin?
Kyllä. Laskutus, verkkomaksut ja verkkolaskuvienti (Finvoice, Peppol) sisältyvät kaikkiin paketteihin. Katso hinnasto
Miten laskut siirtyvät kirjanpitoon?
Laskut voi viedä verkkolaskuina (Finvoice tai Peppol) tai tiedostona, jonka voi tuoda kirjanpito-ohjelmaan tai toimittaa tilitoimistolle.
Voiko huoltaja maksaa kortilla?
Kyllä. Laskun voi maksaa verkossa, myös kortilla.
Sopiiko VakaCloud päiväkodille, jolla on useampi yksikkö?
Kyllä. Hinta määräytyy koko yrityksen lapsimäärän mukaan, eikä toimipistemaksuja ole. Lue lisää: Ohjelmisto yksityiselle päiväkodille
Katso laskutus käytännössä
Näytämme mielellämme 15 minuutissa, miten hoitoajat ja laskutus toimisivat teidän päiväkodissanne.