Päiväkodin toiminnanohjausjärjestelmä – arki yhdessä paikassa
Kun lapsi tulee aamulla, saapuminen kirjataan Täppi-tunnisteella, ja tieto näkyy heti henkilökunnalle. Kuun lopussa laskut muodostuvat toteutuneista hoitoajoista, eikä mitään tarvitse kirjata uudelleen.
Tällä sivulla käymme läpi, miten päiväkodin päivä kulkee VakaCloudissa aamusta kuun loppuun.
Aamu: läsnäolo
Lasten saapuminen ja lähtö kuitataan Täppi-tunnisteella. Lukijana toimii Android-puhelin, jossa on NFC-ominaisuus. Paikallaolijat päivittyvät reaaliajassa.
Jos lapsi on sairaana, huoltaja ilmoittaa poissaolosta sovelluksessa. Tieto ei jää puhelinvastaajaan.
Lue lisää: Päiväkodin läsnäoloseuranta
Päivä: henkilöstömitoitus
Kun läsnäolot ovat ajan tasalla, myös mitoitus on. VakaCloud näyttää läsnä olevien lasten ja henkilökunnan perusteella, täyttyykö henkilöstömitoitus. Näet tilanteen reaaliajassa ja myös etukäteen, ja läsnäolot ja mitoitus näkyvät yhdellä silmäyksellä.
Viikko: hoitoajat ja työvuorot
Huoltajat ilmoittavat lasten hoitoajat sovelluksessa, ja työvuorot suunnitellaan samassa järjestelmässä. Hoitoaikojen toteumaraportista on apua resursoinnissa.
Lue lisää: Työvuorot ja henkilöstömitoitus päiväkodissa
Kuun loppu: laskut ja työajat
Toteutuneet tunnit siirtyvät suoraan laskutukseen, ja laskut muodostuvat automaattisesti. Huoltajat voivat maksaa laskut verkossa, myös kortilla.
Laskut voi viedä verkkolaskuina (Finvoice tai Peppol) tai tiedostona, jonka voi tuoda kirjanpito-ohjelmaan tai toimittaa tilitoimistolle.
Henkilökunnan työajat kirjautuvat VakaCloud HR:n kellokorttiin, ja ne voi viedä palkanlaskentaan.
Lue lisää: Hoitoaikavaraus ja päiväkodin laskutus
Koko ajan: viestintä, vasut ja lomakkeet
Tiedotteet lähtevät koko päiväkodille tai yhdelle ryhmälle lukukuittauksin. Ryhmä- ja yksilöviestit kulkevat samasta paikasta. Sovellus näkyy jokaiselle käyttäjälle hänen omalla kielellään.
Henkilökunta luo omat lomakkeensa lomaketyökalulla suoraan VakaCloudissa, esimerkiksi lupalomakkeet ja lasten varhaiskasvatussuunnitelmat (vasut). Kuvagalleriat ovat samassa sovelluksessa.
Miksi tällä on väliä
Kun läsnäolo merkitään paperille, mitoitus lasketaan päässä ja laskut tehdään taulukossa, jokaisessa välissä on käsityötä – ja jokaisessa välissä on virheen paikka.
Kun aamun kuittaus näkyy mitoituksessa ja lopulta laskulla, samaa työtä ei tehdä kahteen kertaan. Aikaa jää tärkeimmälle eli lapsille.
Viisi kysymystä ennen kuin valitset järjestelmän
Nämä kannattaa kysyä mistä tahansa järjestelmästä:
- Kirjataanko sama asia kahteen kertaan? Käy läpi yksi tavallinen päivä aamun kuittauksesta kuun laskuun.
- Näkyykö mitoitus etukäteen? Jälkikäteen näkyvä luku ei auta vuorojen suunnittelussa.
- Mitä huoltaja joutuu tekemään? Hoituvatko hoitoajat, poissaolot ja laskun maksaminen samassa sovelluksessa? Näkyykö sovellus perheen omalla kielellä?
- Miten laskut päätyvät kirjanpitoon? Verkkolaskuina, tiedostona vai käsin?
- Kuinka nopeasti pääsee alkuun? VakaCloudissa ohjattu aloitus neuvoo vaihe vaiheelta. Henkilökunta, ryhmät ja lapset ovat järjestelmässä noin tunnissa, ja käyttöön pääsee samana päivänä.
Varhaiskasvatuksen arjesta lähtien
VakaCloudin takana on inarilainen teknologiayritys Hanhinen.net Consulting Oy. Meillä yhdistyvät teknologiaosaaminen IT-alalta ja käytännön ymmärrys varhaiskasvatuksen arjesta. Tiimissämme on myös varhaiskasvatuksen asiantuntija ja pedagoginen neuvonantaja.
Ymmärrämme, mitä tarkoittaa kiireinen aamu eteisessä, kuinka tärkeitä vasu-keskustelut ovat ja miksi viestinnän pitää sujua. Rakennamme uudet ominaisuudet asiakkaiden palautteen pohjalta. Tutustu tiimiin
Hinta
Kaikissa paketeissa on samat ominaisuudet, eikä lisämoduuleja ole. Paketti valitaan lapsimäärän mukaan, eikä toimipistemaksuja ole. Huoltajasovellus on maksuton. Katso hinnasto
Usein kysyttyä
Millä kielillä VakaCloud toimii?
Sovellus toimii suomeksi, ruotsiksi, englanniksi ja puolaksi. Tukea saat suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Missä tiedot säilytetään?
EU-palvelimilla. Suomalaisten asiakkaiden tiedot säilytetään ja käsitellään Suomessa. Käytössä ovat monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) ja säännölliset varmuuskopiot. Tietojenkäsittelysopimus (DPA) sisältyy kaikkiin paketteihin.
Tukeeko laskutus palveluseteliä ja Kelan yksityisen hoidon tukea?
Kyllä. Lue lisää: Hoitoaikavaraus ja päiväkodin laskutus
Katso, miten VakaCloud toimisi teidän päiväkodissanne
Näytämme mielellämme 15 minuutissa, miten läsnäolot, viestintä, hoitoajat ja laskutus toimivat käytännössä.