Software für private Kitas

Wer zahlt welchen Teil?

Wie Kitas finanziert werden, unterscheidet sich von Land zu Land – in Deutschland auch von Bundesland zu Bundesland und von Kommune zu Kommune. Ein großer Teil der Kosten wird meist öffentlich gefördert. Die Elternbeiträge richten sich oft nach Betreuungsumfang, Alter des Kindes oder Einkommen, und in manchen Bundesländern ist die Betreuung ganz oder teilweise beitragsfrei. Egal nach welchem Modell: Die Rechnung an die Familie muss stimmen und verständlich sein. VakaCloud unterstützt beide gängigen Abrechnungsarten:

• Tatsächliche Stunden. Die Rechnung beruht auf den tatsächlich genutzten Betreuungsstunden.
• Fester Monatsbeitrag. Die Familie zahlt einen festen Monatsbeitrag pro Platz.

Eltern können online bezahlen, auch mit Karte. In der Demo gehen wir Ihr Beitragsmodell gemeinsam durch und schauen, wie es auf der Rechnung aussehen würde.

Mehr dazu: Kita-Abrechnung und Betreuungszeiten

So setzt sich der Preis zusammen

Der Preis von VakaCloud richtet sich nach der Kinderzahl. Sie wählen das Paket danach, wie viele Kinder Ihre Kita betreut.

• Gezählt werden die Kinder im ganzen Unternehmen. Die Abrechnung richtet sich nach der Kinderzahl des gesamten Unternehmens, nicht nach einzelnen Standorten. Standortgebühren gibt es nicht.
• An der Paketgrenze gibt es Spielraum. Vor dem Wechsel ins nächste Paket gibt es einen kleinen Puffer – eine gelegentliche Überschreitung führt also nicht sofort zum Paketwechsel.
• Alle Pakete enthalten dieselben Funktionen. Jedes Paket umfasst die komplette Kita-Software, Zusatzmodule gibt es nicht.
• Die Eltern-App ist kostenlos. Eltern zahlen nichts für die App.
• Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate.

Pakete und Preise finden Sie in der Preisübersicht. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. Preise ansehen

Drei Fragen an sich selbst

• Wie viele Rechnungen korrigieren Sie pro Monat von Hand, weil ein Elternbeitrag oder eine Ermäßigung falsch berechnet wurde?
• Was würde Ihre Software kosten, wenn Sie um eine Gruppe wachsen oder einen neuen Standort eröffnen?
• Wie viele verschiedene Programme oder Tabellen nutzen Sie heute für Anwesenheit, Nachrichten und Rechnungen?

Familien mit unterschiedlichen Familiensprachen

Eine Nachricht kommt nur an, wenn die Eltern sie verstehen. Die VakaCloud-App gibt es in vier Sprachen: Finnisch, Schwedisch, Englisch und Polnisch.

Die Sprachen stehen dem Team und den Eltern zur Verfügung, und alle sehen die App in ihrer eigenen Sprache. Eine deutsche App-Oberfläche ist in Vorbereitung.

Kinderdaten in sicheren Händen

Die Kita ist für die Daten der Kinder und Familien verantwortlich. Deshalb lohnt es sich, drei Dinge zu prüfen: Wo liegen die Daten, wie ist der Login geschützt, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

• Die Daten liegen auf Servern in der EU. Die Daten finnischer Kundinnen und Kunden werden in Finnland gespeichert und verarbeitet.
• Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA) und regelmäßige Backups sind Standard.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist in allen Paketen enthalten.

Startklar am selben Tag

In einer kleinen Kita übernimmt die Leitung die Einführung oft selbst – neben allem anderen. In VakaCloud begleitet Sie ein geführter Einstieg Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Team, Gruppen und Kinder sind in etwa einer Stunde im System, und Sie können noch am selben Tag loslegen.

Das ist in VakaCloud enthalten

• Anwesenheit mit Täppi-Chips (als Lesegerät dient ein Android-Smartphone mit NFC) und Abmeldungen in der App
• Elternkommunikation: Mitteilungen, Gruppen- und Einzelnachrichten, Fotogalerien
• Betreuungszeiten, Abrechnung nach Stunden oder mit festem Monatsbeitrag, Online-Zahlung, E-Rechnungsexport (Peppol)
• Betreuungsschlüssel (Regeln nach den Vorgaben Ihres Bundeslandes einstellbar), Dienstplanung und Bericht über die tatsächlichen Betreuungszeiten
• VakaCloud HR: Zeiterfassung und Export der Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung
• Eigener Formular-Editor, zum Beispiel für Einverständniserklärungen und Beobachtungsbögen

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