Barnehagesystem – hele hverdagen på ett sted
Når et barn kommer om morgenen, registreres oppmøtet med en Täppi-brikke, og de ansatte ser det med en gang. Ved månedsslutt lages fakturaene ut fra den faktiske oppholdstiden, og ingenting må føres inn to ganger.
Her går vi gjennom hvordan en dag i barnehagen ser ut i VakaCloud, fra morgenen til slutten av måneden.
Morgen: oppmøte
Barnas levering og henting registreres med en Täppi-brikke. Leseren er en Android-telefon med NFC. Oversikten over hvem som er til stede, oppdateres i sanntid.
Er et barn sykt, melder de foresatte fravær i appen. Beskjeden blir ikke liggende på en telefonsvarer.
Les mer: Oppmøteregistrering i barnehagen
I løpet av dagen: bemanning
Når oppmøtet er oppdatert, er også bemanningsoversikten det. VakaCloud viser ut fra barna og de ansatte som er til stede, om bemanningen er tilstrekkelig. Du ser det i sanntid og også på forhånd, og oppmøte og bemanning vises på ett blikk.
Uken: oppholdstid og vaktplaner
De foresatte melder barnas oppholdstid i appen, og vaktplanene lages i samme system. Rapporten over faktisk oppholdstid er til hjelp i ressursplanleggingen.
Les mer: Vaktplan og bemanning i barnehagen
Månedsslutt: fakturaer og arbeidstid
De faktiske timene går rett til faktureringen, og fakturaene lages automatisk. De foresatte kan betale på nett, også med kort.
Fakturaene kan eksporteres som e-faktura via Peppol eller som en fil dere leser inn i regnskapsprogrammet eller sender til regnskapsføreren.
De ansattes arbeidstid registreres i stemplingskortet i VakaCloud HR og kan eksporteres til lønnskjøringen.
Hele tiden: meldinger, dokumentasjon og skjemaer
Informasjon sendes til hele barnehagen eller til én avdeling, med lesebekreftelse. Gruppe- og enkeltmeldinger går fra samme sted. Alle ser appen på sitt eget språk – foreløpig finsk, svensk, engelsk og polsk.
De ansatte lager egne skjemaer med skjemaverktøyet direkte i VakaCloud, for eksempel samtykkeskjemaer og underlag til foreldresamtaler. Bildegalleriene ligger i samme app.
Hvorfor det betyr noe
Når oppmøtet føres på papir, bemanningen regnes ut i hodet og fakturaene lages i et regneark, er det manuelt arbeid i hvert ledd – og i hvert ledd kan det oppstå feil.
Når morgenens registrering vises i bemanningsoversikten og til slutt på fakturaen, gjøres ikke det samme arbeidet to ganger. Da blir det mer tid til det viktigste: barna.
Fem spørsmål før dere velger system
Still disse spørsmålene om hvilket som helst system:
- Føres det samme inn to ganger? Gå gjennom én vanlig dag, fra registreringen om morgenen til månedens faktura.
- Ser dere bemanningen på forhånd? Et tall dere bare ser i etterkant, hjelper ikke når vaktplanen skal lages.
- Hva må de foresatte gjøre? Kan oppholdstid, fravær og betaling ordnes i én app? Finnes appen på familiens eget språk?
- Hvordan havner fakturaene i regnskapet? Som e-faktura, som fil eller for hånd?
- Hvor raskt kommer dere i gang? I VakaCloud guider en veiledet oppstart dere steg for steg. Ansatte, avdelinger og barn er i systemet på omtrent en time, og dere kan ta det i bruk samme dag.
Med barnehagehverdagen som utgangspunkt
Bak VakaCloud står Hanhinen.net Consulting Oy, et teknologiselskap fra Inari i Finland. Hos oss møtes teknologikompetanse fra IT-bransjen og praktisk forståelse av hverdagen i barnehagen. I teamet har vi også en ekspert på barnehagepedagogikk og pedagogisk rådgiver.
Vi vet hva en travel morgen i garderoben betyr, hvor viktige samtalene om barnets utvikling er, og hvorfor kommunikasjonen må gå smidig. Nye funksjoner utvikler vi ut fra tilbakemeldinger fra kundene. Møt teamet
Pris
Alle pakker har de samme funksjonene, og det finnes ingen tilleggsmoduler. Pakken velges etter antall barn, og det er ingen avgift per barnehage. Appen for foresatte er gratis. Se priser
Ofte stilte spørsmål
Hvilke språk finnes VakaCloud på?
Appen finnes på finsk, svensk, engelsk og polsk – for både ansatte og foresatte. Et norsk brukergrensesnitt er under arbeid.
Hvor lagres dataene?
På servere i EU. Data for finske kunder lagres og behandles i Finland. Flerfaktorautentisering (MFA) og regelmessige sikkerhetskopier er på plass. En databehandleravtale (DPA) er inkludert i alle pakker.
Kan fakturaen bygge på fast månedspris?
Ja. Fakturaene kan bygge på fast månedspris per plass eller på faktisk oppholdstid, og de foresatte kan betale på nett, også med kort. Les mer: Oppholdstid og foreldrebetaling i barnehagen
Se hvordan VakaCloud ville fungert hos dere
Vi viser gjerne på 15 minutter hvordan oppmøte, kommunikasjon, oppholdstid og fakturering fungerer i praksis.