Kita-Software – der ganze Alltag an einem Ort
Kommt ein Kind morgens in die Kita, wird es mit einem Täppi-Chip eingecheckt – und das Team sieht es sofort. Am Monatsende entstehen die Rechnungen aus den tatsächlichen Betreuungszeiten, und nichts muss doppelt erfasst werden.
Auf dieser Seite zeigen wir, wie ein Kita-Tag in VakaCloud abläuft – vom Morgen bis zum Monatsende.
Morgens: Anwesenheit
Kommen und Gehen der Kinder werden mit einem Täppi-Chip erfasst. Als Lesegerät dient ein Android-Smartphone mit NFC. Die Liste der anwesenden Kinder aktualisiert sich in Echtzeit.
Ist ein Kind krank, melden die Eltern es in der App ab. Die Nachricht bleibt nicht auf dem Anrufbeantworter liegen.
Mehr dazu: Anwesenheitserfassung in der Kita
Tagsüber: Betreuungsschlüssel
Ist die Anwesenheit aktuell, ist es auch der Betreuungsschlüssel. VakaCloud zeigt anhand der anwesenden Kinder und Fachkräfte, ob der Schlüssel eingehalten wird. Sie sehen das in Echtzeit und auch im Voraus – Anwesenheit und Personalschlüssel auf einen Blick.
Die Woche: Betreuungszeiten und Dienstplan
Eltern tragen die Betreuungszeiten ihrer Kinder in der App ein, und der Dienstplan entsteht im selben System. Der Bericht über die tatsächlichen Betreuungszeiten hilft bei der Personaleinsatzplanung.
Monatsende: Rechnungen und Arbeitszeiten
Die tatsächlichen Stunden fließen direkt in die Abrechnung, und die Rechnungen werden automatisch erstellt. Eltern können online bezahlen, auch mit Karte.
Rechnungen lassen sich als E-Rechnung über Peppol exportieren oder als Datei, die Sie in Ihre Buchhaltungssoftware importieren oder an Ihr Steuerbüro weitergeben.
Die Arbeitszeiten des Teams werden in der Zeiterfassung von VakaCloud HR erfasst und können für die Lohnabrechnung exportiert werden.
Mehr dazu: Kita-Abrechnung und Betreuungszeiten
Immer dabei: Nachrichten, Dokumentation und Formulare
Mitteilungen gehen an die ganze Kita oder an eine Gruppe, mit Lesebestätigung. Gruppen- und Einzelnachrichten laufen über dieselbe Stelle. Jede Nutzerin und jeder Nutzer sieht die App in der eigenen Sprache – derzeit auf Finnisch, Schwedisch, Englisch und Polnisch.
Das Team erstellt eigene Formulare direkt in VakaCloud, zum Beispiel Einverständniserklärungen oder Bögen für Beobachtung und Entwicklungsgespräche. Fotogalerien gibt es in derselben App.
Warum das wichtig ist
Wird die Anwesenheit auf Papier notiert, der Personalschlüssel im Kopf berechnet und die Abrechnung in einer Tabelle gemacht, steckt in jedem Zwischenschritt Handarbeit – und in jedem Zwischenschritt eine Fehlerquelle.
Fließt das Einchecken am Morgen in den Betreuungsschlüssel und schließlich in die Rechnung, wird keine Arbeit doppelt gemacht. So bleibt mehr Zeit für das Wichtigste: die Kinder.
Fünf Fragen, bevor Sie sich für ein System entscheiden
Diese Fragen lohnen sich bei jedem System:
- Wird etwas doppelt erfasst? Gehen Sie einen normalen Tag durch – vom Einchecken am Morgen bis zur Monatsrechnung.
- Ist der Betreuungsschlüssel im Voraus sichtbar? Eine Zahl, die erst hinterher erscheint, hilft nicht bei der Dienstplanung.
- Was müssen Eltern tun? Lassen sich Betreuungszeiten, Abmeldungen und das Bezahlen der Rechnung in einer App erledigen? Gibt es die App in der Sprache der Familie?
- Wie kommen die Rechnungen in die Buchhaltung? Als E-Rechnung, als Datei oder von Hand?
- Wie schnell können Sie starten? In VakaCloud begleitet Sie ein geführter Einstieg Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Team, Gruppen und Kinder sind in etwa einer Stunde im System, und Sie können noch am selben Tag loslegen.
Aus dem Kita-Alltag heraus entwickelt
Hinter VakaCloud steht Hanhinen.net Consulting Oy, ein Technologieunternehmen aus Inari in Finnland. Bei uns treffen Technologie-Know-how aus der IT-Branche und praktisches Verständnis für den Kita-Alltag zusammen. Zu unserem Team gehört auch eine Expertin für frühkindliche Bildung und pädagogische Beraterin.
Wir wissen, was ein hektischer Morgen in der Garderobe bedeutet, wie wichtig Entwicklungsgespräche sind und warum die Kommunikation reibungslos laufen muss. Neue Funktionen entwickeln wir auf Grundlage des Feedbacks unserer Kundinnen und Kunden. Lernen Sie unser Team kennen
Preis
Alle Pakete enthalten dieselben Funktionen, Zusatzmodule gibt es nicht. Das Paket richtet sich nach der Kinderzahl, Standortgebühren fallen nicht an. Die Eltern-App ist kostenlos. Preise ansehen
Häufige Fragen
In welchen Sprachen gibt es VakaCloud?
Die App gibt es auf Finnisch, Schwedisch, Englisch und Polnisch – für das Team und für die Eltern. Eine deutsche App-Oberfläche ist in Vorbereitung.
Wo werden die Daten gespeichert?
Auf Servern in der EU. Die Daten finnischer Kundinnen und Kunden werden in Finnland gespeichert und verarbeitet. Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA) und regelmäßige Backups sind Standard. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist in allen Paketen enthalten.
Geht die Abrechnung nach Stunden oder mit festem Monatsbeitrag?
Beides. Rechnungen können auf den tatsächlichen Betreuungsstunden oder auf einem festen Monatsbeitrag beruhen, und Eltern können online bezahlen, auch mit Karte. Mehr dazu: Kita-Abrechnung und Betreuungszeiten
So würde VakaCloud in Ihrer Kita funktionieren
Wir zeigen Ihnen gern in 15 Minuten, wie Anwesenheit, Kommunikation, Betreuungszeiten und Abrechnung in der Praxis funktionieren.